| ADC -PHÒNG KẾ TOÁN . QUI ĐỊNH LOẠI CHỨNG TỪ TRONG BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN | ||||||||||||||
| PHÂN LOẠI QUI TRÌNH THANH TOÁN | Chứng từ bắt buộc khác | JIRA | Hệ thống ERP | Chứng từ pháp lý bắt buộc | Danh sách /Bảng kê | |||||||||
| YCMH | YCTT | YCMH | Purcharse Order | Nhập kho | Hợp đồng/ PLHD/ TTTM | Hóa đơn hợp lệ | Bảng kê thu mua hàng hóa,dịch vụ không hóa đơn (1) | Xác nhận đã trả tiền mặt (2) | ||||||
| 1) Mua hàng khuyến mãi phục vụ chính sách bán hàng | Y | Y/N | Y | Y | Y | Y | Y | |||||||
| 2) Mua hàng hoá, vật tư phục vụ các chương trình, chiến dịch quảng bá, pr | Y/N | Y/N | Y | Y | Y/N | Y | Y | Y | Y | |||||
| 3) Mua vật tư sản xuất. | Y/N | Y/N | Y | Y | Y | Y | Y | Y | ||||||
| 4) Mua tài sản | PTVT, MMTB | Nhà cửa /QSDD | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | |||||
| Giấy chứng nhận kiểm định xuất xưởng/Chứng nhận đăng kiểm,kiểm định | Y | |||||||||||||
| Giấy CN xuất xứ /nguồn gốc | Y | |||||||||||||
| Sổ bảo hành | Y | |||||||||||||
| Biên bản bàn giao bên bán -bên mua | Y | Y | ||||||||||||
| *Đ/v :Tài sản bắt buộc phải đăng ký Quyền sở hữu | Giấy chứng nhận Quyền sở hữu (Cavet / QSDĐ) | Y | Y | |||||||||||
| Chứng từ kê khai thuế&nộp thuế chuyển nhượng BĐS | Y | |||||||||||||
| Biên bản bàn giao bộ phận sử dụng | Y | Y | ||||||||||||
| 5) Hợp đồng xây dựng, sửa chữa, nâng cấp, bảo trì. | PTVT, MMTB | Nhà cửa /QSDD | Y | Y | Y | Y | Y | |||||||
| Các phụ lục đính kèm HĐ (báo giá ,bản vẽ kỹ thuật,bảng dự toán,…) | Y/N | Y/N | ||||||||||||
| Hồ sơ quyết toán công trình hoàn thành (nếu xây dựng ) | Y/N | Y/N | ||||||||||||
| Biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao công trình | Y/N | Y/N | ||||||||||||
| Biên bản xác nhận dịch vụ hoàn thành | Y/N | Y/N | ||||||||||||
| Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) | Y/N | Y/N | ||||||||||||
| 6) Mua bảo hiểm xe. | Giấy chứng nhận bảo hiểm | Y | Y | Y | Y | Y | ||||||||
| 7) Mua văn phòng phẩm. | Xác nhận đã bàn giao | Y | Y | Y | Y/N | Y | Y | |||||||
| 8) Mua sắm vật tư nhà máy. | Xác nhận đã bàn giao | Y | Y | Y | Y/N | Y | Y | |||||||
| 9) Mua công cụ, dụng cụ | Biên bản bàn giao bộ phận sử dụng | Y | Y | Y | Y/N | Y | Y | |||||||
| 10) Mua thiết bị CNTT | Biên bản bàn giao bộ phận sử dụng | Y | Y | Y | Y/N | Y | Y | |||||||
| 11) Nhận dịch vụ tổ chức tập huấn ,du lịch | Nghiệm thu dịch vụ .Biên bản thanh lý HĐ | Y | Y | Y | Y | Y | Y | |||||||
| 12) Nhận các dịch vụ tổ chức sự kiện (HNKH , SN Cty ,Tất Niên,…) | Nghiệm thu dịch vụ .Biên bản thanh lý HĐ | Y | Y | Y | Y | Y | Y | |||||||
| 13) Mua sắm,nhận các loại dịch vụ khác | Y | Y | Y | Y | Y/N | |||||||||
| 13.a | Chi phí thuê nhà,thuê kho, thuê tài sản của cá nhân | Y | Y | Y | ||||||||||
| 13.b | Chi phí Thuê + Thuế (nếu có) | Biên bản bàn giao tài sản ,công cụ dụng cụ /Biên bản bàn giao tài sản thuê | Y | Y | ||||||||||
| 13.c | Chi phí thuế (cho HĐ thuê >100 triệu /năm) | Chứng từ kê khai thuế & nộp thuế GTGT+TNCN | Y | Y | ||||||||||
| 13.d | Điện ,nước | Hóa đơn điện nước của chủ nhà (nếu nhà thuê ) | Y | Y/N | Y | Y | ||||||||
| 13.e | Điện thoại,internet,cáp,… | Thông báo cước | Y | Y/N | Y | Y/N | ||||||||
| 13.f | Chi phí họp Sale | Mail mời họp & biên bản cuộc họp | Y | Y | Y/N | Y | ||||||||
| 13.g | Chi phí giao tế, tiếp khách | Ghi chú: đối tác giao tế /giao tiếp | Y | Y | Y/N | |||||||||
| 13.h | Chi phí công tác | Quyết định cử đi công tác (công tác nước ngoài) | Y | Y | Y/N | |||||||||
| Lệnh điều động +Nhật ký công tác | Y | Y/N | Y/N | |||||||||||
| 13.i | Vé máy bay công tác | Kèm thẻ lên máy bay | Y | Y/N | ||||||||||
| 13.j | Chi phí nhiên liệu vận hành xe | Lệnh điều động +Nhật ký công tác | Y | Y | ||||||||||
| 13.k | Chi phí sữa chữa bảo dưỡng xe | Bảng chiết tính chi phí phát sinh sữa chữa | Y | Y | Y | |||||||||
| 13.l | Chi phí hội thảo bán hàng /Tư vấn bán hàng | Bảng kê tổng hợp quyết toán (nếu có) | Y | Y | Y | |||||||||
| 13.m | Chi phí môi giới | Chứng từ xác nhận dịch vụ hoàn thành | Y | Y | Y/N | |||||||||
| 13.n | Tiền lương,tiền công thuê ngoài | Bảng chấm công ,bảng tính tiền lương tiền công | Y | Y | Y/N | Y/N | ||||||||
| 13.o | Chi trả khuyến mại bằng tiền | Bảng tính CTKM được duyệt +TBKM | Y | Y/N | Y/N | Y/N | ||||||||
| 13.p | Chi trả các khoản hổ trợ cho khách hàng | Bảng tính CTKM được duyệt +TBKM | Y | Y | Y/N | Y/N | Y/N | |||||||
Ghi chú:
(2) Biên nhận , phiếu thu hay xác nhận đã thu tiền của người bán
(2) Áp dụng cho chứng từ thanh toán là hóa đơn có giá trị mua hàng ,nhận dịch vụ dưới 20 triệu đồng / lần / nhà cung cấp
(1) Mua hàng trực tiếp nông dân sản xuất ,mua phế liệu từ người thu gom , mua đồ đã qua sử dụng của hộ gia đình
(Y) Bắt buộc
(N) không bắt buộc
(Y/N) Bắt buộc hay không bắt buộc tùy từng trường hợp phát sinh
Bổ sung chứng từ pháp lý bắt buộc:
(2) Đối với chứng từ mua vào là hóa đơn điện tử :
Yêu cầu phải có Phiếu thu hoặc biên nhận thanh toán được phát hành bởi bên bán ( có xác nhận hợp lệ của bên bán /bên cung cấp dịch vụ)