HƯỚNG DẤN QUY TRÌNH HỆ THỐNG THANH TOÁN
Có
...
4 loại hồ sơ:
Loại 1
...
: Thanh toán có hợp đồng.
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO, Hợp đồng mua bán.
- Áp dụng: thanh toán trả trước, thanh toán 1 lần, thanh
...
- toán nhiều lần.
Loại 2
...
: Thanh toán không hợp đồng.
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO (thanh toán 1 lần).
- Áp dụng: thanh toán 1 lần, chỉ thanh toán cho 1 RQ/1 lần thanh toán.
Loại 3: Thanh toán chi phí ngoài.
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO.
- Áp dụng: thanh toán 1 lần.
Loại 4: Thanh toán chi phí
...
HĐTV.
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO do HĐTV sử dụng.
- Áp dụng: thanh toán 1 lần.
Danh mục thanh toán:
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
A. Thanh toán có hợp đồng
...
1. Yêu cầu:
- Số đề nghị mua hàng.
- Bản hợp đồng đã được bộ phận pháp lý phê duyệt.
...
- Bổ sung: số PO, hóa đơn chứng từ, BBBG hoặc phiếu nhập kho trong các lần thanh toán.
2. Quy trình xử lý
...
:
...
a. Tạo hợp đồng:
...
...
- Mô tả:
- Người đề nghị:
...
- scan bản hợp đồng mẫu gửi cho bộ phận pháp lý kiểm tra
...
- nội dung.
- Bộ phận pháp lý:
...
- kiểm tra nội dung và xác nhận hợp đồng hợp lệ.
- Upload hợp đồng:
...
- Người đề nghị: upload hợp đồng sau khi được ban giám đốc phê duyệt lên hệ thống.
...
b. Tạo hồ sơ thanh toán:
...
- Mô tả:
- Người đề nghị:
- Mô tả:
...
- nhập thông tin thanh toán, số RQ, tổng số tiền thanh toán
...
- link hợp đồng đã
...
- tạo ở bước a.
- Kế toán:
...
- Hoàn thành thanh toán hợp đồng sau khi tất cả Thanh toán trong quá trình thanh toán hoàn thành.
- Thanh toán: quy trình thanh toàn áp dụng cho những lần thanh toán trong quá trình thanh toán ở sơ đồ thanh toán hợp đồng.
...
- theo dõi tất cả các lần thanh toán và kết thúc khi toàn bộ số tiền theo hợp đồng đã được thanh toán xong (các lần thanh toán mô tả ở bước c).
c. Các lần thanh toán liên quan đến hợp đồng:
- Mô tả:
- Người đề nghị:
...
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán có hợp đồng, nhập số PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
...
- lập yêu cầu cho các lần thanh toán và gửi ban giám đốc phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
...
- kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
...
- tiến hành thanh toán hồ sơ.
B. Thanh toán không có hợp đồng
...
1. Yêu cầu:
- Đề nghị mua hàng đã được tạo PO và mua hàng.
- BBBG hoặc Phiếu nhập kho.
- Bộ chứng từ hóa đơn mua hàng từ NCC.
2. Quy trình xử lý
...
:
- Mô tả
...
- :
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán không có hợp đồng, nhập số RQ, PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
...
- kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
...
- tiến hành thanh toán hồ sơ.
C. Thanh toán chi phí ngoài
...
1. Yêu cầu:
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng.
2. Quy trình xử lý
...
:
- Mô tả
...
- :
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến
...
- giám đốc ngành phê duyệt.
- Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
D. Thanh toán chi phí HĐTV
1. Yêu cầu:
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng của HĐTV.
2. Quy trình xử lý:
- Mô tả:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
...
- kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
...
- Kế toán thanh toán:
...
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Võ Thanh Tùng phê duyệt.
- Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán: tiến
...
- hành thanh toán hồ sơ.