HƯỚNG DẤN QUY TRÌNH HỆ THỐNG THANH TOÁN
Có 4 loại hồ sơ:
Loại 1: Thanh toán có hợp đồng.
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO, Hợp đồng mua bán.
- Áp dụng: thanh toán trả trước, thanh toán 1 lần, thanh toán nhiều lần.
Loại 2: Thanh toán không hợp đồng.
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO (thanh toán 1 lần).
- Áp dụng: thanh toán 1 lần, chỉ thanh toán cho 1 RQ/1 lần thanh toán.
Loại 3: Thanh toán chi phí ngoài.
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO.
- Áp dụng: thanh toán 1 lần.
Loại 4: Thanh toán chi phí HĐTV.
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO do HĐTV sử dụng.
- Áp dụng: thanh toán 1 lần.
Danh mục thanh toán:
A. Thanh toán có hợp đồng
1. Yêu cầu:
- Số đề nghị mua hàng.
- Bản hợp đồng đã được bộ phận pháp lý phê duyệt.
- Bổ sung: số PO, hóa đơn chứng từ, BBBG hoặc phiếu nhập kho trong các lần thanh toán.
2. Quy trình xử lý:
a. Tạo hợp đồng:
- Mô tả:
- Người đề nghị: scan bản hợp đồng mẫu gửi cho bộ phận pháp lý kiểm tra nội dung.
- Bộ phận pháp lý: kiểm tra nội dung và xác nhận hợp đồng hợp lệ.
- Người đề nghị: upload hợp đồng sau khi được ban giám đốc phê duyệt lên hệ thống.
b. Tạo hồ sơ thanh toán:
- Mô tả:
- Người đề nghị: nhập thông tin thanh toán, số RQ, tổng số tiền thanh toán link hợp đồng đã tạo ở bước a.
- Kế toán: theo dõi tất cả các lần thanh toán và kết thúc khi toàn bộ số tiền theo hợp đồng đã được thanh toán xong (các lần thanh toán mô tả ở bước c).
- Mô tả:
c. Các lần thanh toán liên quan đến hợp đồng:
- Mô tả:
- Người đề nghị: lập yêu cầu cho các lần thanh toán và gửi ban giám đốc phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
B. Thanh toán không có hợp đồng
1. Yêu cầu:
- Đề nghị mua hàng đã được tạo PO và mua hàng.
- BBBG hoặc Phiếu nhập kho.
- Bộ chứng từ hóa đơn mua hàng từ NCC.
2. Quy trình xử lý:
- Mô tả:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán không có hợp đồng, nhập số RQ, PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
C. Thanh toán chi phí ngoài
1. Yêu cầu:
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng.
2. Quy trình xử lý:
- Mô tả:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến giám đốc ngành phê duyệt.
- Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
D. Thanh toán chi phí HĐTV
1. Yêu cầu:
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng của HĐTV.
2. Quy trình xử lý:
- Mô tả:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Võ Thanh Tùng phê duyệt.
- Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.