HƯỚNG DẤN QUY TRÌNH HỆ THỐNG THANH TOÁN

Có 3 loại hồ sơ:
Loại 1: Thanh toán có hợp đồng

• Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO, Hợp đồng mua bán.
• Áp dụng: thanh toán trả trước, thanh toán 1 lần, thanh tóan nhiều lần

Loại 2: Thanh toán không hợp đồng

• Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO (thanh toán 1 lần)
• Áp dụng: thanh toán 1 lần

Loại 3: Thanh toán chi phí ngoài

• Các hồ sơ không có đề nghị, PO
• Áp dụng: thanh toán 1 lần

A. Thanh toán có hợp đồng

1. Yêu cầu

• • Số đề nghị mua hàng.
  • Bản hợp đồng đã được bộ phận pháp lý phê duyệt.
  • Bổ sung: số PO, hóa đơn chứng từ, BBBG hoặc phiếu nhập kho trong các lần thanh toán

2. Quy trình xử lý

a. Tạo hợp đồng:

• • Mô tả:
  • • Người đề nghị: scan bản hợp đồng mẫu gửi cho bộ phận pháp lý kiểm tra nội dung.
    • Bộ phận pháp lý: kiểm tra nội dung và xác nhận hợp đồng hợp lệ.
    • Upload hợp đồng sau khi được ban giám đốc phê duyệt lên hệ thống.

b. Tạo hồ sơ thanh toán

• • Mô tả:
    • Người đề nghị: nhập thông tin thanh toán, số RQ, tổng số tiền thanh toán link hợp đồng đã tạo ở bước a
    • Kế toán: theo dõi tất cả các lần thanh toán và kết thúc khi toàn bộ số tiền theo hợp đồng đã được thanh toán xong (các lần thanh toán mô tả ở bước c)

c. Các lần thanh toán liên quan đến hợp đồng

• • Mô tả:

• • • Người đề nghị: lập yêu cầu cho các lần thanh toán và gửi ban giám đốc phê duyệt
    • Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán
    • Kế toán thanh toán:

-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.

• • • Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
    • Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.

B. Thanh toán không có hợp đồng

1. Yêu cầu

• • Đề nghị mua hàng đã được tạo PO và mua hàng.
  • BBBG hoặc Phiếu nhập kho.
  • Bộ chứng từ hóa đơn mua hàng từ NCC.

2. Quy trình xử lý

• • Mô tả:
  • • Người đề nghị:

-Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán không có hợp đồng, nhập số RQ, PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
-Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.

• • • Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán
    • Kế toán thanh toán:

-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.

• • • Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
    • Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.

C. Thanh toán chi phí ngoài

1. Yêu cầu

• • Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng.

2. Quy trình xử lý

• •   Mô tả:

• • • Người đề nghị:

-Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
-Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.

• • • Ban giám đốc:

-Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Võ Thanh Tùng phê duyệt.
-Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.

• • • Kế toán thanh toán:

-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.

• • • Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
    • Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.