HƯỚNG DẤN QUY TRÌNH HỆ THỐNG THANH TOÁN
Có 3 loại hồ sơ:
1.Thanh toán có hợp đồng
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO, Hợp đồng mua bán.
- Áp dụng: thanh toán trả trước, thanh toán 1 lần, thanh tóan nhiều lần
2.Thanh toán không hợp đồng
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO (thanh toán 1 lần)
- Áp dụng: thanh toán 1 lần
3.Thanh toán chi phí ngoài
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO
- Áp dụng: thanh toán 1 lần
- Thanh toán có hợp đồng :
- Yêu cầu:
- Số đề nghị mua hàng.
- Bản hợp đồng đã được bộ phận pháp lý phê duyệt.
- Bổ sung: số PO, hóa đơn chứng từ, BBBG hoặc phiếu nhập kho trong các lần thanh toán
- Quy trình xử lý công việc:
- Hợp đồng:
- Hợp đồng:
- Người đề nghị:
- Scan bản hợp đồng mẫu gửi cho bộ phận pháp lý kiểm tra thông tin pháp lý hợp đồng.
- Bộ phận pháp lý:
- Kiểm tra thông tin hợp đồng và xác nhận hợp đồng.
- Upload hợp đồng:
- Upload bản hợp đồng sau khi được ban giám đốc phê duyệt lên hệ thống.
- Thanh toán hợp đồng:
- Thanh toán có hợp đồng:
- Người đề nghị:
- Nhập thông tin thanh toán, số RQ, tổng số tiền thanh toán cho hợp đồng và đính kèm thông tin hợp đồng đã được phê duyệt.
- Kế toán:
- Hoàn thành thanh toán hợp đồng sau khi tất cả Thanh toán trong quá trình thanh toán hoàn thành.
- Thanh toán: quy trình thanh toàn áp dụng cho những lần thanh toán trong quá trình thanh toán ở sơ đồ thanh toán hợp đồng.
- Thanh toán:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán có hợp đồng, nhập số PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
- Kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
- Sau khi hồ sơ đã được chập nhận thanh toán
- Tiến hành thanh toán hồ sơ.
- Thanh toán không có hợp đồng
- Yêu cầu:
- Đề nghị mua hàng đã được tạo PO và mua hàng.
- BBBG hoặc Phiếu nhập kho.
- Bộ chứng từ hóa đơn mua hàng từ NCC.
- Quy trình xử lý công việc:
- Quá trình xử lý hồ sơ thanh toán:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán không có hợp đồng, nhập số RQ, PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
- Kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
- Sau khi hồ sơ đã được chập nhận thanh toán
- Tiến hành thanh toán hồ sơ.
- Thanh toán chi phí ngoài:
- Yêu cầu:
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng.
- Quy trình xử lý công việc:
- Quá trình xử lý hồ sơ thanh toán:
- Người đề nghị:
- Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
- Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
- Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Võ Thanh Tùng phê duyệt.
- Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
- Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
- Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP:
- Kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
- Sau khi hồ sơ đã được chập nhận thanh toán
- Tiến hành thanh toán hồ sơ.