HƯỚNG DẤN QUY TRÌNH HỆ THỐNG THANH TOÁN
Có 3 loại hồ sơ:
Loại 1: Thanh toán có hợp đồng
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO, Hợp đồng mua bán.
- Áp dụng: thanh toán trả trước, thanh toán 1 lần, thanh tóan nhiều lần
Loại 2: Thanh toán không hợp đồng
- Hồ sơ gồm Số đề nghị mua hàng, Số PO (thanh toán 1 lần)
- Áp dụng: thanh toán 1 lần
Loại 3: Thanh toán chi phí ngoài
- Các hồ sơ không có đề nghị, PO
- Áp dụng: thanh toán 1 lần
- Thanh toán có hợp đồng
- Yêu cầu
- Số đề nghị mua hàng.
- Bản hợp đồng đã được bộ phận pháp lý phê duyệt.
- Bổ sung: số PO, hóa đơn chứng từ, BBBG hoặc phiếu nhập kho trong các lần thanh toán
- Quy trình xử lý
- Tạo hợp đồng:
- Mô tả:
- Người đề nghị: scan bản hợp đồng mẫu gửi cho bộ phận pháp lý kiểm tra nội dung
- Bộ phận pháp lý: kiểm tra nội dung và xác nhận hợp đồng hợp lệ.
- Upload hợp đồng sau khi được ban giám đốc phê duyệt lên hệ thống.
- Tạo hồ sơ thanh toán
- Mô tả:
- Người đề nghị: nhập thông tin thanh toán, số RQ, tổng số tiền thanh toán link hợp đồng đã tạo ở bước a
- Kế toán: theo dõi tất cả các lần thanh toán và kết thúc khi toàn bộ số tiền theo hợp đồng đã được thanh toán xong (các lần thanh toán mô tả ở bước c)
- Các lần thanh toán liên quan đến hợp đồng
- Mô tả:
- Người đề nghị: lập yêu cầu cho các lần thanh toán và gửi ban giám đốc phê duyệt
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán
- Kế toán thanh toán:
-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
- Thanh toán không có hợp đồng
- Yêu cầu
- Đề nghị mua hàng đã được tạo PO và mua hàng.
- BBBG hoặc Phiếu nhập kho.
- Bộ chứng từ hóa đơn mua hàng từ NCC.
- Quy trình xử lý
- Mô tả:
- Người đề nghị:
-Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán không có hợp đồng, nhập số RQ, PO và đính kèm bộ chứng từ thanh toán từ nhà cung cấp, BBBG/ Phiếu nhập kho.
-Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc: phê duyệt thanh toán
- Kế toán thanh toán:
-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt và kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.
- Thanh toán chi phí ngoài
- Yêu cầu
- Hóa đơn chứng từ thanh toán chi phí dịch vụ sử dụng.
- Quy trình xử lý
- Mô tả:
- Người đề nghị:
-Tạo hồ sơ thanh toán chọn loại thanh toán chi phí ngoài, đính kèm các hóa đơn thanh toán.
-Gửi hồ sơ phê duyệt đến ban giám đốc.
- Ban giám đốc:
-Phê duyệt thanh toán lần 1: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Võ Thanh Tùng phê duyệt.
-Phê duyệt thanh toán lần 2: Đề nghị thanh toán chuyển đến anh Ngô Văn Nam phê duyệt.
- Kế toán thanh toán:
-Tiếp nhận hồ sơ đã phê duyệt kiểm tra thông tin thanh toán.
-Nếu hồ sơ hợp lệ yêu cầu người đề nghị gửi bộ hồ sơ gốc về để tiến hành thanh toán.
-Sau khi nhận được bản hồ sơ gốc, gửi thông tin phê duyệt thanh toán đến Kế toán trưởng/ Kế toán AP để kiểm tra lại thông tin hồ sơ.
- Kế toán trưởng/ Kế toán AP: kiểm tra thông tin hồ sơ, phê duyệt thanh toán.
- Kế toán thanh toán: tiến hành thanh toán hồ sơ.